عملية إصدار الشهادات
تنويه : – بالنسبة للمعلومات المقدمة من خلال الموقع الالكتروني للشركة هي معلومات حقيقيه ودقيقه وغير مضلله
العملية الفعلية لإصدار الشهادات هي مسألة بسيطة نسبيًا.
في الواقع ، تتبع معظم خطط إصدار الشهادات نفس الإجراءات الأساسية الموضحة أدناه.
الخطوة: 1 التطبيق
سيُطلب من مقدم الطلب تقديم المعلومات التالية لغرض مراجعة الطلب وإنشاء اقتباس لخدمات التصديق:
أ) نطاق الشهادة المطلوب ؛
ب) التفاصيل ذات الصلة للمؤسسة المتقدمة كما هو مطلوب بموجب نظام الشهادة المحدد ، بما في ذلك اسمها وعنوانها (عناوينها) موقعها (مواقعها) وعملياتها وعملياتها والموارد البشرية والتقنية والوظائف والعلاقات وأي التزامات قانونية ذات صلة .
ج) تحديد عمليات الاستعانة بمصادر خارجية التي تستخدمها المنظمة والتي ستؤثر على المطابقة للمتطلبات ؛
د) المعايير أو المتطلبات الأخرى التي تسعى المنظمة المتقدمة للحصول على الشهادة إليها ؛
هـ) ما إذا كان قد تم تقديم الاستشارات المتعلقة بنظام الإدارة الذي سيتم التصديق عليه ، وإذا كان الأمر كذلك ، فمن الذي قدمه.
الخطوة:2 مراجعة الطلب
عند استلام المعلومات المذكورة أعلاه ، يجب إجراء مراجعة بناءً على الطلب والمعلومات الإضافية للحصول على الشهادة المقدمة من العميل. بعد مراجعة الطلب ، تقبل شركة رواد نظم الجودة أو ترفض طلبًا للحصول على الشهادة.
نتيجة للمراجعة الناجحة للتطبيق وحيث يتم قبول طلب العميل ، يجب تطوير برنامج تدقيق لدورة الشهادة الكاملة وتقديم اقتباس الشهادة إلى العميل.
الرفض: –
قد ترفض شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات تطبيق العميل في الحالات التالية:
• بسبب عدم توفر المراجع المختص
• إذا لم يكن النطاق ذا الصلة يدخل في نطاق الاعتماد الخاص بالشهادة
• بعض الغموض في القانونية أو العملاء سوف تحصل على شهادة والحفاظ عليها.
• مسؤولية رفض التطبيق هو المدير الفني / المدير الفني
الخطوة: 2.1 الاقتباسات
استنادًا إلى المعلومات المقدمة ، يقوم المدير الفني أو خبير الموضوع بمراجعة النطاقات المتاحة مع شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات ويقوم بإعداد عرض الأسعار الذي سيتم إرساله مع طلب التسجيل.
الخطوة: 3 شهادة مراجعة العقد
بمجرد استلام طلب التسجيل ومراجعته ، مما يؤكد الطريقة الصحيحة التي سيظهر بها اسم الشركة وعنوان الموقع مع وصف النطاق (المنتجات أو الخدمات) المطلوب التسجيل. سيتم إجراء عقد تدقيق الشهادات وإرساله إلى العميل.
الخطوة 4 التدقيق
الخطوة: 4.1 تخطيط المراجعة
بمجرد استلام عقد تدقيق الشهادات ، يخطط المدير الفني للتدقيق على أساس تخصيص وقت التدقيق وتعيين التدقيق ، كما هو موضح أدناه ورفع خطة التدقيق بشكل مكرر ، والتي يجب أن تروي متطلبات معيار نظام الإدارة ذي الصلة ؛ الحجم والتعقيد ، اسم العميل وعنوانه ونطاقه ، تاريخ المراجعة ، تكوين فريق التدقيق وإرساله إلى مدققي الحسابات قبل خمسة عشر يوم عمل. بعد الحصول على موافقة مدقق الحسابات ، سيتم ملء سجل مهمة التدقيق وسيتم الحصول على بيان السرية ولن يتم تضارب المصالح. ترسل خطة التدقيق إلى العميل بعد ذلك. سيقوم مدير التشغيل بتأكيد التاريخ ثم حول المدقق والخبير الفني التفاصيل مع العميل.
الخطوة: 4.2 التدقيق
يجب أن تصل خطة التدقيق إلى العميل قبل عشرة أيام عمل من التدقيق. يجب على الإدارة التنفيذية أن تؤكد مواعيد التدقيق وتكوين مراجعي الحسابات وتضع علامة على نسخة المكتب من خطة التدقيق
الخطوة: 4.3 المرحلة -1 عمليات التدقيق
يتم تنفيذ المرحلة الأولى من التدقيق بواسطة المراجع الرئيسي في مقر العميل ، لتدقيق وثائق نظام إدارة العميل. لتقييم موقع العميل وظروفه الخاصة بالموقع وإجراء مناقشات مع موظفي العميل لتحديد مدى الاستعداد للتدقيق في المرحلة الثانية. لتقييم ما إذا كانت عمليات التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة قد تم تخطيطها وتنفيذها ، وأن مستوى تنفيذ نظام إدارة الجودة يثبت أن العميل جاهز للتدقيق في المرحلة الثانية.
الخطوة: 4.4 المرحلة 1 تقرير المراجعة
بعد المرحلة الأولى من المراجعة ، يجب على المراجع تقديم استنتاجاته ونصائحه بتقرير كتابي
الخطوة: 4.5 المرحلة -2 عمليات التدقيق
تدقيقات المرحلة الثانية عبارة عن تدقيق للتقييم ، يتم إجراؤه بعد إزالة أوجه القصور في التدقيق في المرحلة الأولى ، وتم إعداد المنظمة جميعها لإثبات الامتثال للمعايير الدولية المختارة. سيقوم المدققون بتخطيط وإجراء تدقيق التقييم.
خطوة 5 منح الشهادة
يتم تعيين اللجنة الفنية من مراجعي الحسابات والخبراء الذين يعملون مع شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات للنظر في التوصيات المحددة المقدمة فيما يتعلق بمنح الشهادات أو رفضها أو الحفاظ عليها أو توسيع نطاقها أو الحد منها أو تجديدها أو تعليقها أو استعادتها بعد تعليقها أو سحبها. سيكون أعضاء اللجنة الفنية مستقلين عن نشاط المراجعة. ستتكون اللجنة الفنية من ثلاثة أعضاء ، تغطي خبرتهم الفنية نطاق الشهادات قيد الدراسة. يتم تعيين اللجنة الفنية بواسطة المدير الفني. اللجنة الفنية محايدة وخالية من الضغوط التجارية أو المالية.
الخطوة: 6 عمليات تدقيق المراقبة
تُنفَّذ عمليات تدقيق المراقبة مرتين في السنة / سنويًا لضمان توافق نظام الإدارة المعتمد ويظهر تحسنًا مستمرًا من حيث الأنظمة والمنتجات وإدارة الموارد.
تعليق الشهادة (بعد منح الشهادة)
في حالة عدم التزام العميل بما يلي ، فقد تقوم شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات بتعليق تسجيل العميل.
• العميل لم يقبل زيارة المراقبة المستمرة خلال الوقت المتفق عليه.
• تحدد شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات العملاء الذي ليس لديهم موارد أو مؤسسة للوفاء بمتطلبات المعيار المطبق ، أو أن النظام المعتمد غير موجود.
• فقد العميل ثقته نتيجة للمطالبات التي أثارها الطرف المعني والصراع الاجتماعي.
• لم يتخذ العميل الإجراءات المطلوبة ضد التغييرات أو نظام التسجيل أو المتطلبات خلال الفترة المحددة.
• فشل العميل في تصحيح أوجه عدم المطابقة الموجودة في التدقيق في الموقع خلال الوقت المتفق عليه.
• فشل العميل في تصحيح عدم المطابقة في الوقت المناسب ، بسبب سوء استخدام علامة التصديق ، في غضون شهر واحد (1).
• العميل لم يدفع لشركة الرواد لنظم الجودة والشهادات مستحقات أنشطة التسجيل المحددة.
• تحدد شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات العملاء الغير ملتزمين بالعقود.
• العملاء يستخدمون ويطبقون الشهادة (الشهادة) إلى خارج تغطيتها.
• ثبت أن المعلومات و / أو المواد التي قدمها العميل أثناء التقييم مزيفة.
• العميل لم يمتثل للمادة 8 “إخطار تغييرات العميل وتقييمه لتأكيد التغييرات” من هذا العقد.
• تحدد شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات أن العميل لا يمتثل للاتفاقية (الاتفاقات) و / أو العقد (العقود) المبرم مع شركة رواد نظم الجودة .
تعديل نطاق شهادة التسجيل
• توسيع نطاق: – بناء على طلب العميل لتوسيع نطاق يجب علي شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات مراجعة مدى توافر نطاق ومستوى الكفاءة وتقديم المشورة للمراجعة بالنظر في وقت المدقق. قد يتم تمديد وقت التدقيق بعد رؤية العملية الفعلية للجزء الممتد من النطاق. سيتم إعادة إصدار الشهادة تتضمن النطاق الجديد. قد يكون هذا النوع من امتداد النطاق مغمورًا بمراجعة المراقبة أو يمكن تنفيذه بشكل منفصل من خلال التدقيق الخاص.
• الاستعادة: – تقوم شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات باستعادة الشهادة وفقًا لما يلي
• إذا قدم العميل تقرير الإجراءات التصحيحية خلال فترة 30 يومًا في حالة عدم المطابقة البسيطة و 90 يومًا من الوقت في حالة عدم المطابقة الرئيسية وأيضًا في حالة عدم المطابقة الرئيسية ، يجب أن يكون هناك شرط إعادة زيارة المراجع في موقع العميل للتحقق من فعالية “إغلاق عدم المطابقة”.
• بعد التعليق ، هناك 15 يومًا من الفترة الزمنية لتجديد إصدار الشهادات بعد التحقق من فعالية النظام من قبل المراجع في وقت إعادة الزيارة ، وبدون إعادة الزيارة ، لن يتم استعادة أي شهادة إلا في حالة التعليق بسبب عدم -دفع.
• مسؤولية تجديد العميل هو المدير الفني / المدير التقني
• الحد من النطاق: –
تقوم شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات بتقليل نطاق شهادة العميل لاستبعاد الأجزاء التي لا تفي بالمتطلبات. عندما يكون العميل قد فشل بشكل مستمر أو جاد في تلبية متطلبات شهادة تلك الأجزاء من نطاق الشهادة. يجب أن يتماشى أي تخفيض مع متطلبات المعيار المستخدم لإصدار الشهادات. يجب إرسال قرار شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات بشأن الحد من نطاق الشهادة إلى العميل ، كتابةً ، عبر خطاب. سيتم إعادة إصدار الشهادة بعد تقليل النطاق.
سحب الشهادة (بعد منح الشهادة)
في حالة عدم التزام العميل بما يلي ، قد تسحب شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات تسجيل العميل.
• عدم تصحيح التعليق في الوقت المناسب في غضون ثلاثة أشهر.
• طلب العميل.
• يوقف العميل الأنشطة (التصنيع ، التثبيت ، إلخ.) المتعلقة بنطاق التسجيل.
• لم يعد يتم تحديد هوية العميل المعتمد بسبب تفكيكه أو قطع الاتصال به ، إلخ.
• يكون تعليق تسجيل العميل أكثر من 3 مرات خلال مدة صلاحية تسجيله.
• بعد استلام طلب شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات لإعادة الشهادة (الشهادات) ، لم يعد العميل شهادته (شهاداته) إلى شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات خلال شهر (1) واحد.
• سيتم إدراج اسم العميل في قائمة إلغاء في موقع شركة الرواد لنظم الجودة والشهادات www.pqscert-eg.com
Impartiality Independence And Confidentiality Statement
PQS Top management is committed to Impartiality, Independence, and
Confidentiality.
Impartiality Statement:
PQS top management acknowledges the importance of the integrity and impartiality in carrying out
inspection and certification services and carries out its operations fairly, reliably and free from any bias.
PQS is committed to safeguarding impartiality through identifying and assessing risks in all related
certification activities to ensure that impartiality is never compromised.
PQS and its employees undertake to manage Impartiality and independence in such a way to safeguard and
promote objectivity, freedom from conflict of interests, freedom from bias, lack of prejudice, neutrality,
fairness, open-mindedness, even-handedness, detachment and a balance in its management system
certification and inspection activities and throughout the organization.
Independence:
PQS is an independent certification body that provides third party certification where:
PQS is independent from all parties involved.
PQS and its personnel are not engaged in any activities (including design, manufacture, supply, installation,
purchase, ownership, use or maintenance of the client products/system) that may conflict with their
independence of judgment and integrity in relation to their inspection or certification activities.
PQS is not part of a legal entity that is engaged in design, manufacture, supply, installation, purchase,
ownership, use or maintenance of the client products/system/process..
Confidentiality:
PQS maintains confidentiality at all levels of its organization concerning information obtained in the course of
its business.
No information will be disclosed to any third party unless in response to legal process or required by an
accreditation body as part of the accreditation process.
Rules and Regulations for Certification- Multi-sit Organization
Criteria for Granting Certification of a Multi-site organization:
2.1. General rules and regulation- (Document PID-01)
2.1.1. The rules & regulations specified in the document, PID-01 shall be applicable to all
organizations applying for certification to PQS.
2.2. Rules and regulation- Multi site
2.2.1. For multi-site organizations the rules & regulations specified in this document, PID-03 shall be
additionally applicable. All organizations seeking multi-site certification shall essentially comply with
these.
2.3. Eligibility
2.3.1. Multi-site organization is defined as an organization having an identified central function
(central office) at which certain activities are planned, controlled or managed and a network of local
offices and branches (sites) at which such activities are fully or partially carried out.
2.3.2. A multi site organization need not be a unique legal entity, but all sites shall have a legal or
contractual link with the central office and be subject to a common management system. The
management system is laid down, established and subject to continuous surveillance and internal audits
by the central office. This means that the central office has rights to ensure that the sites implement
corrective actions when needed at any site.
2.3.3. The processes at all the sites have to be substantially of the same kind and have to be operated to
similar methods and procedures. Where some of the sites under consideration conduct similar, but
fewer processes than others, they may be eligible for inclusion provided that the site or sites, which
conduct most processes or critical processes, are subject to full audit . All the sites should be in the
same country.
2.3.4. Organizations, which conduct their business through linked processes in different locations, are
also eligible for certification under multi-site. Where processes in each location are not similar but are
clearly linked, the sampling plan shall include at least one example of each processes conducted by the
organization (e.g. fabrication of electronic component in one location, assembly of the same
components – by the same company in several other locations)
2.3.5. The organization’s management system shall be under a centrally controlled and administered
plan and be subject to central management review. All the relevant sites including the central office
shall be subject to the organization’s internal audit program and all sites have been audited prior to
certification audit.
2.3.6. The central office has established the management system in accordance with the relevant ISO
or other standard and the whole organization meets the requirements of the standard including relevant
legal regulations.
2.3.7. The organization should demonstrate its ability to collect and analyze data (system
documentation and changes, management review, complaints, corrective actions, internal audit, legal
requirements etc) from all sites including the central office and its authority and also demonstrate its
authority and ability to initiate organization changes if required.
2.3.8. If all the sites of an organization where the activity subject to certification is performed are not
ready to be submitted for certification at the same time, the organization shall be required to inform
PQS in advance of the sites that it wants to be included in the certification and those which are to be
excluded.
2.4. Nonconformities.
2.4.1. Whenever any non-conformity is found at an individual site, either through the organization’s
internal auditing or auditing by PQS , the organization shall investigate whether it leads to a system
deficiency affecting all other sites or limited to the particular site only. If it is found a system
deficiency correction and corrective action should be performed both at central office and at the
individual sites. If the corrective action is limited to only the site where the nonconformity has been
reported, the organization should be able to demonstrate to PQS, the justification for limiting its follow
up corrective action.
2.4.2. At the time of the decision making process, if any site has nonconformity pending the
certification shall be denied to the whole network pending satisfactory corrective action.
2.4.3. It shall not be admissible that, in order to overcome the obstacle raised by the existence of nonconformity
at a single site, the organization seeks to exclude from the scope the “problematic site “site
during the certification process. Such exclusion can only be agreed in advance as stated in section
2.3.8.
2.5. Certification Document
2.5.1. PQS shall issue the certificate after completing the procedural requirements (PID-01) and the
sites included in the certificate are either individually audited or audited as per a sampling scheme as
defined in PQS procedure.
2.5.2. PQS shall withdraw the entire certificate if the central office or any of the sites does not fulfill
the necessary provisions for the maintenance of the certification.
2.5.3. As the list of sites needs to be updated by PQS, the organization shall inform PQS about the
closure of any of the sites covered by the certification. Failure to provide such information will be
considered by PQS as a misuse of the certification and PQS shall initiate appropriate action for
suspension as specified in PID-02.
2.5.4. PQS shall grant additional sites to the existing certification either through the routine
surveillance, special audit or re-certification audit.
2.6. Sampling
2.6.1. The number of sites selected for certification shall be based on the norms framed by PQS to
meet the requirements of the applicable standard.
2.6.2. It is not necessary to select the sites before starting of the audit process, but can also be done
after the audit of the central office.
Note: This document should be read in conjunction with general Rules & Regulations for Certification
specified in PID-01. |